Документирование управленческой деятельности
для специальностей 060800, 061104, 061121, 350500
Делопроизводство и корреспонденция
для специальности 060800
Делопроизводство в кадровой службе
для специальности 062101
Деловое общение
для специальности 060505
- Аксенова Ж.Н. -
Кафедра Экономики
Томск-2006

№ 1
• Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

№ 2
• Документирование – это процесс создания и оформления документов.
• Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

№ 3
• Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения использования или отправления.

№ 4
• Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

№ 5
• Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
• Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.

№ 6
• Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

№ 7
• Служебные документы – это документы, используемые в текущей деятельности предприятия или организации.

№ 8
• Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленного порядка.
• Юридическую силу документ приобретает после его подписания должностным лицом в порядке, установленным законодательством РФ.

№ 9
Подлинник официального документа -
• Это первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

№ 10
• Копия - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

№ 11
• Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который выдается при утере документа.

№ 12
• Система документации представляет собой совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

№ 13
• Организационно–распорядительные документы представляют собой письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

№ 14
• Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которым понимается “образец, эталон, модель принимаемые исходные для сопоставления с ними других подобных объектов”.

№ 15
• Унификация документов – это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил составления, оформление и создание трафаретных текстов.

№ 16
Что такое типовые документы?
• Типовые документы – это образцы или эталоны, на основе которых создаются конкретные документы.

№ 17
• Типовой текст – это текст – образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

№ 18
• Под унифицированной системой документации понимается система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

№ 19
Работа с документами регулируется:
• Государственной системой документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;
• Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ;
• ГОСТ Р6.30–97 Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

№ 20
Правила работы с документами одинаковы для организаций любых правовых форм.

№ 21
Какое количество реквизитов на документе устанавливает ГОСТ Р6.30–97?
• 29.

№ 22
ГОСТ Р6.30–97 устанавливает:
• cостав реквизитов документов;
• требования к оформлению реквизитов документов;
• требования к изготовлению, учету и хранению документов.

№ 23
Какие варианты расположения реквизитов установлены стандартом?
• Угловое и продольное.

№ 24
• Изображение Государственного герба Российской Федерации воспроизводится на бланках документов органов власти Российской Федерации; на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств.

№ 25
• Изображение герба субъекта Российской Федерации воспроизводится на бланках документов, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

№ 26
Где на документе располагаются реквизиты Государственного герба Российской Федерации, Герба субъекта Российской Федерации, Эмблема организации?
• Слева или в центре верхнего поля листа над наименованием организации.

№ 27
Размещают ли эмблему организации на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или Герб субъекта Российской Федерации?
• Нет.

№ 28
Чему должно соответствовать наименование организации?
• Наименование организации — автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная организация).

№ 29
В каких документах указывается реквизит справочные данные об организации?
• Во внешних.

№ 30
• Должностное лицо – лицо, осуществляющее постоянно или временно функции представителей власти.
• Должностное лицо – лицо, занимающий постоянно или временно в учреждениях или на предприятиях должности связанные с выполнением организационно – распорядительных или административно – хозяйственных обязанностей.

№ 31
• Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документа.
• Наименование вида документа должно соответствовать содержанию документируемого действия и компетенцию его автора.

№ 32
• Вид документа определяется его назначением и содержанием.

№ 33
• Название документа должно соответствовать содержанию документированного управленческого действия.
• Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документа.

№ 34
Наименование вида документа не указывают на бланках письма.

№ 35
• Датой документа является дата его подписания, дата его принятия; дата утверждения, дата события.

№ 36
Какие способы оформления даты существуют?
• 09.02.2003.
• 09.02.2003 г.

№ 37
• Регистрационный номер это порядкового номера документа в регистрируемом массиве.

№ 38
• Ссылка на индекс и дату входящего документа предназначен для проставления даты того документа, на который дается ответ.

№ 39
• Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно – территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

№ 40
• Гриф ограничения доступа к документу проставляется на первом листе документа, на верхнем поле справа.

№ 41
• Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов.

№ 42
• При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном.

№ 43
Каков максимальный набор адресата?
• Наименование организации, структурное подразделение, должность, инициалы и фамилия, почтовый адрес.

№ 44
Каков порядок написания почтового адреса?
• Наименование адресата (организация или фамилия, имя отчество); улица, № дома, № квартиры; населенный пункт (город, поселок); область, край, республика; страна (для международных писем); почтовый индекс.

№ 45
Где оформляется гриф утверждения документа?
• Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу над текстом, и состоит из слова “УТВЕРЖДЕН”.

№ 46
Что включает в себя резолюция?
• Резолюция составляется руководителем и включает фамилию (или фамилии) исполнителей (кому поручается исполнение); содержание поручения (конкретное действие); срок исполнения; личную подпись руководителя и дату составления резолюции.

№ 47
Когда оформляется заголовок к тексту?
• Оформляется на документах всегда, заголовок можно не составлять на документах, оформленных на бланках формата А5.

№ 48
Что указывают в заголовке к тексту?
• Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста.

№ 49
В конце заголовка к тексту точка не ставится.

№ 50
Заголовок к тексту печатают без кавычек и не подчеркивая.

№ 51
• Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируется и представляет собой крупную букву “К”, которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем.

№ 52
В документах, оформленных на двух и более листах номера страниц проставляются:
• cо второй страницы посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

№ 53
Где располагается отметка о наличии приложения?
• Отметка размещается в документе после окончания текста, выше реквизита “подпись”.

№ 54
Этот вариант оформления приложения не верен?
• Приложение: на 10 листах в 3 экземплярах.

№ 55
• Подпись включает наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

№ 56
• При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают двумя группами на одном уровне.

№ 57
• Гриф согласования документа состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, должности руководителя и наименования организации, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты.

№ 58
• Виза в документе показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему.

№ 59
Не допускается отказ от визирования документа.

№ 60
Какие документы заверяются печатью?
• На документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах.

№ 61
Как правильно проставляется оттиск печати на документе?
• Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.

№ 62
• Документы заверяют печатью организации.

№ 63
• На финансовых документах (актах, договорах подрядах, трудовых соглашениях, договорах с юридическими лицами, доверенностях и проч.) проставляется гербовая печать.

№ 64
• Копия документа — воспроизведение всех его реквизитов.

№ 65
• Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на 2—4 интервала ниже реквизита “подпись” и печатается от левого поля.

№ 66
На каких документах проставляется отметка о поступлении документа в организацию?
• На входящих документах организации.

№ 67
• Идентификационный номер документа предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации.

№ 68
Какие размеры бумаги используются для оформления управленческих документов?
• А-3, А-4, А-5.

№ 69
Укажите размеры полей (в мм) на стандартном формате бумаги для управленческих документов.
• Левое поле – 20 правое поле – 10; верхнее поле – 15; нижнее поле – 20.

№ 70
• Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа.

№ 71
• Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

№ 72
• Формуляр, характерный для конкретного вида документов, называется типовым формуляром.
• Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

№ 73
• Общий бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются, кроме письма.

№ 74
Акты, письма, факсы, справки, докладные записки относятся к:
• информационно–справочным документам предприятия.

№ 75
Устав, договор, структура и штатная численность относятся к:
• организационным документам предприятия.

№ 76
Приказы, распоряжения, решения, протоколы относятся к:
• распорядительным документам предприятия.

№ 77
• Положения на предприятии — нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы.

№ 78
• Устав предприятия — свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

№ 79
• Инструкция на предприятии — это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

№ 80
• Договор на предприятии — правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

№ 81
В каком документе определяется фонд заработной платы организации?
• В штатном расписании.

№ 82
Каковы этапы подготовки распорядительного документа?
• Это изучение управленческого вопроса; подготовка проекта распорядительного документа; согласование документа; подписание документа.

№ 83
• Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.

№ 84
• Указание — правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Право издания указаний.

№ 85
• Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

№ 86
Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?
• Подряд в пределах финансового года, но отдельно от приказов по личному составу.

№ 87
• Приказ является наиболее распространенный распорядительным документом.

№ 88
• Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

№ 89
Какое слово используется, соединяя констатирующую часть и распорядительную части текста приказа?
• ПРИКАЗЫВАЮ.

№ 90
Можно ли оформлять и вести приказы по основной деятельности и по личному составу вместе, в одном деле?
• Нельзя.

№ 91
• Согласование документа осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.

№ 92
• Решение — распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления.

№ 93
• Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

№ 94
Какой документ создается и оформляется секретарем в результате проведения производственного совещания у руководителя?
• Краткий протокол.

№ 95
Из каких двух частей состоит текст протокола?
• Вводной и основной.

№ 96
Какая дата проставляется на протоколе?
• Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

№ 97
• Информация, содержащаяся в информационно-справочных документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

№ 98
• Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

№ 99
• Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
• Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

№ 100
• Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки).

№ 101
• Справка — документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

№ 102
Какой документ составляется комиссией при выделении документов к уничтожению?
• Акт.

№ 103
• Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту.

№ 104
На каком документе не ставиться название вида документа?
• Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставиться название вида документа.

№ 105
Сколько страниц должно занимать деловое письмо?
• По объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу.

№ 106
На каких бланках пишутся деловые письма?
• Деловое письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке.

№ 107
• Основной реквизит делового письма – текст письма.

№ 108
• К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения.
• К тексту письма предъявляются требования: он должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу.

№ 109
• Инструкционные (директивные) содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности налогов, экологии и т.п.

№ 110
• В письмах – запросах предприятие просит разъяснить какой – либо факт или действие и побуждает дать ответное письмо.

№ 111
Письмо, имеющее финансовые и юридические последствия должны быть:
• подписано директором, главным бухгалтером, заверено печатью.

№ 112
Какие сведения содержатся в трудовой книжке?
• Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.

№ 113
Какие сведения содержатся в личной карточке?
• Личная карточка является основным документом по учету персонала предприятия, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

№ 114
Кем составляется автобиография?
• Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно, в произвольной форме от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке.

№ 115
• Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий какую либо просьбу заявителя.

№ 116
Кому и когда выдается характеристика?
• Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации сотруднику.
• В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

№ 117
Дать определение организации работы с документами.
• Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
• Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

№ 118
• Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения использования или отправления.

№ 119
Движение документов с момента их получения или создания до завершения их использования называется:
• документооборот.

№ 120
Какие документы называются внутренними?
• Документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе.

№ 121
Исходящие письма визируются:
• заинтересованными должностными лицами.

№ 122
На входящих документах проставляются:
• отметка о поступлении;
• резолюции руководящих работников организации;
• отметка о контроле.

№ 123
Определите порядок обработки поступающих документов.
• Первичная обработка.
• Предварительное рассмотрение.
• Регистрация.
• Рассмотрение руководством.
• Передача на исполнение.

№ 124
Что входит в регистрацию документов?
• Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

№ 125
Регистрации подлежат:
• все виды документов.

№ 126
Когда регистрируется поступающий документ?
• В день подписания руководителем.

№ 127
Когда регистрируется создаваемый документ?
• В день подписания или утверждения.

№ 128
Для чего осуществляется контроль исполнения документа?
• Для обеспечения своевременного исполнения документа.

№ 129
• Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.

№ 130
• Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

№ 131
Какой вид номенклатуры является обязательным для каждой организации?
• Типовая.

№ 132
В номенклатуру дел включаются:
• все, кроме писем.

№ 133
Через какой промежуток времени номенклатура дел пересогласовывается с архивными учреждениями?
• Через 5 лет.

№ 134
С какой целью проводится экспертиза ценности документов?
• Для отбора документов на архивное хранение и установления сроков их хранения.

№ 135
С какой периодичностью должна проводиться экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения?
• 1 раз в год.

№ 136
• Коммерческая тайна (КТ) – научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.
• К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и т. п.

№ 137
Должны ли все сотрудники фирмы при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность?
• Да.

№ 138
• В случае установления факта утраты документов с грифом “КТ” немедленно ставиться в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документов.

№ 139
В течении скольких лет действуют обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений сотрудником при увольнении?
• При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

№ 140
• Уничтожаются документы с грифом “КТ” в присутствии руководителя предприятия и в присутствии начальника службы безопасности вручную.