Документоведение
Исакова А.И.
(Кафедра РЗИ)
Томск-2001

№ 1
Определение документа согласно ГОСТу?
• Согласно ГОСТу документ определен как “материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве”.

№ 2
Дать определение документу.
• Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

№ 3
Какими способами может быть получен документ?
• Документ может быть получен различными способами: посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи.

№ 4
Каков материал, на котором создается документ?
• Материал, на котором создается документ – папирус, пергамент, бумага, фотопленка, дискета и т.п..
• Материал, на котором создается документ – батист, калька, аудиокассета и т.п.

№ 5
Что такое функция документа?
• Функция документа есть его целевое назначение, органически присущее ему независимо от того, осознана или не осознана она автором.

№ 6
Что определяет содержание информационной функции?
• Преднамеренная фиксация информации с целью ее сохранения и передачи и определяет содержание информационной функции.

№ 7
Какую информацию отражает социальная функция документа?
• Социальная функция отражает информацию о процессах, происходящих в обществе.
• Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации.

№ 8
Что отражает коммуникативная функция документа?
• Коммуникативная функция есть функция организации и поддержания информационной связи между членами общества и между различными частями общественной и государственной организации.

№ 9
В качестве чего выступает документ в культурной функции?
• В данной функции документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции.

№ 10
В качестве чего выступает документ в управленческой функции?
• В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности.
• Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе реализации управления, т. е. наиболее значительный массив документации.

№ 11
Каково основное свойство документов, обладающих управленческой функцией?
• Основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, – их оперативный характер.

№ 12
В какой роли представляется документ в управленческой функции?
• В управленческой функции документ представляется, прежде всего, в регулятивной, нормативной роли - как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения.

№ 13
Что такое правовая функция?
• Правовая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений.

№ 14
Каковы две категории документов, наделенных правовой функцией?
• Существуют две категории документов, наделенных правовой функцией: 1) изначально обладающие ею; 2) приобретающие ее на время.

№ 15
Какую характеристику информации дает функция учета?
• Количественную характеристику информации.

№ 16
Что изучает функция документа как исторического источника?
• Функция документа как исторического источника изучает, как изменяется роль самого документа в общественной жизни.

№ 17
Чем характеризуется пиктографическое письмо?
• Информацию, написанную в пиктографическом письме, можно лишь толковать, понимая общий смысл.
• Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически нерасчлененные на отдельные слова.

№ 18
Применяется ли сегодня пиктографическое письмо?
• Пиктографическое письмо в настоящее время применяется в изображении товаров, на вывесках магазинов и мастерских, условных знаках, на погонах, гербах и т.д..

№ 19
Что служило материалом для пиктографического письма?
• Материалом для пиктографического письма служили камни, кость, кора.
• Материалом для пиктографического письма служили береста, кожа.

№ 20
Чем характеризуется логографическое письмо?
• В логографическом письме отдельные знаки передают уже слова.

№ 21
Чем остались в логографическом письме изобразительные знаки для конкретных предметов?
• В логографическом письме изобразительные знаки для конкретных предметов остались картинками.

№ 22
Что представляет собой слоговое письмо?
• В слоговом письме каждый знак равен слогу.

№ 23
Что такое стенография?
• Стенография - скоростное письмо, ведущееся при помощи особых кратких знаков, и по быстроте превосходящее обычное письмо в несколько раз.
• Стенография - скоростное письмо. Скорость в стенографической записи приобретается за счет краткости знаков, сокращения и пропуска элементов слов, слитности написания слов и словосочетаний.

№ 24
Чем стало письмо в документоведении?
• Письмо стало устойчивым средством запечатления и передачи информации.

№ 25
Что обобщают технические документы?
• Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования и конструирования.
• Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений, изготовлению изделий промышленного производства.

№ 26
Что может входить в состав групп технических документов?
• В состав групп технических документов могут входить: чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики.
• В состав групп технических документов могут входить: технологические карты, картографические материалы, проектные документы и др..

№ 27
Что представляет собой чертеж?
• Чертеж представляет собой изображение предмета на плоскости, выполненное особыми графическими приемами (методом ортогонального проектирования).
• Чертежи изображают внешний вид предмета в пространстве, его устройство в зависимости от подробности и полноты изображения предмета.

№ 28
Как рисунок изображает предмет на плоскости?
• Рисунки также дают изображение предмета на плоскости, но в отличие от чертежа, на рисунке дается рельефное изображение предмета.

№ 29
Что представляют собой картографические материалы?
• Картографические материалы, в состав которых входят как географические, так и специальные карты, представляют собой условные изображения местности.
• Картографические материалы представляют собой распространение на земном шаре тех или иных явлений (метеорологические карты, социально-экономические, демографические и т. д.).

№ 30
Что изображается на графиках?
• На графиках даются графические изображения физических, химических и других явлений.

№ 31
Что представляет собой техническое описание?
• Техническое описание представляет собой словесное описание объекта, его внешний вид, устройство и работу. Хотя техническое описание относится к технической документации, оно выполняется методом текстового документирования.

№ 32
Что представляют собой технологические карты?
• Технологические карты подробно фиксируют производственный процесс изготовления, формы заготовок, количество сырья, порядок выполнения работы, ее режим, время и т.д. В них информация фиксируется как текстовым, так и изобразительным способом.

№ 33
На каком материале изготавляются подлинники чертежей?
• Подлинниками чертежей в настоящее время являются чертежи, выполненные на бумажных и полотняных кальках, которые получают, пропитывая бумагу или батист специальными растворами.

№ 34
Что такое фотография?
• При фотосъемке возникает скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплением в негативное изображение. С негатива при печатании получают позитивное изображение - фотографию.
• Фотография - совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки.

№ 35
Какова существенная особенность фотодокументов?
• Фотодокументы отличаются существенной особенностью - этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий.

№ 36
Что такое кинодокумент?
• Кинодокумент - изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении.
• Кинодокумент - изобразительный документ, состоящий из ряда отдельных фотоснимков - кадров, т. е. кинодокумент это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике.

№ 37
Что такое кинолетопись?
• Кинолетопись - документация, повседневно, регулярно фиксирующая на кинопленку важнейшие события жизни страны.

№ 38
Что такое кинохроника?
• Кинохроника - периодические киножурналы и специальные выпуски, в которых отражаются события, происходящие у нас в стране и за рубежом.

№ 39
Что объединяет события и факты в документальных фильмах?
• Документальные фильмы объединяют события и факты общностью идей и художественных обобщений, дают их в виде больших политических обобщений.

№ 40
Что такое фонодокумент?
• Под фонодокументом понимается документ, содержание которого передано посредством оптической (фотографической), магнитной, механической или другой записи звука на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте.

№ 41
Что понимается под системой документации?
• Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
• Система документации представляет собой комплекс взаимосвязанных документов, в которых последовательно отражается деятельность отрасли государственного управления, функции и уровня управления.

№ 42
Что является характерной особенностью систем документации?
• Характерной особенностью систем документации является их взаимосвязь и взаимообусловленность, а, нередко, и взаимное проникновение друг в друга.

№ 43
Что такое унифицированные системы документации?
• Унифицированные системы документации – это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

№ 44
В чем заключается унификация документов?
• Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

№ 45
Что такое стандартизация документов?
• Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

№ 46
Для чего проводится унификация документов?
• Унификация документов проводится с целью сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки.
• Унификация документов проводится с целью достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования компьютера для обработки документов.

№ 47
Что такое типовые документы?
• Типовые документы – документы, отражающие однородные вопросы, составленные по одинаковым образцам.

№ 48
Что имеют трафаретные документы?
• Трафаретные документы - документы, созданные для группы однородных предприятий.

№ 49
Что позволяет применение трафаретных текстов в документах?
• Применение трафаретных текстов позволит увеличить производительность труда исполнителей, повысить оперативность в сфере управления.
• Составитель, имея перед собой трафаретный текст, освобожден от кустарничества и раздумывания над тем, как писать.

№ 50
Что предупреждает использование трафаретных текстов в документах?
• Трафаретный текст предупреждает возможность пропуска важных частей информации. Адресату облегчается ориентировка в информации, которая расположена в определенном порядке.

№ 51
Что обеспечивает и требует трафаретный текст в документе?
• Трафаретный текст обеспечивает точность и четкость изложения, требует минимальных затрат времени специалистов на составление и оформление документов;
• При использовании трафаретного текста заполняются только пропуски и адреса. Время на написание текста и его редактирование сокращается более чем в 3 раза.

№ 52
Что такое служебные и личные документы?
• Служебные документы затрагивают интересы предприятия, организации, а личные документы касаются конкретного лица и являются именными.

№ 53
Что такое подлинник?
• Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

№ 54
Для чего используется копия документа?
• Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой “копия”), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

№ 55
Что надо указать при оформлении выписки обязательно?
• При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана.
• Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

№ 56
Когда и зачем выдается дубликат?
• Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой “дубликат”), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

№ 57
Что такое реквизит?
• Отдельный документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д..
• Под реквизитом документа в ГОСТ Р 51141-98 понимается “обязательный элемент оформления официального документа”.

№ 58
Что понимается под юридической силой документа?
• Под юридической силой документа понимается свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141-98).
• Под юридической силой документа понимается наличие в нем соответствующих подписей и печати.

№ 59
Что называется формуляром документа?
• Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

№ 60
Что называется типовым формуляром документа?
• Формуляр, характерный для конкретного вида документов, называется типовым формуляром.
• Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

№ 61
Что такое формуляр-образец в системе документации?
• Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов.
• В формуляре-образце перечисляются реквизиты документов системы и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.

№ 62
На каких документах помещается Государственный герб Российской Федерации?
• Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений Президента Российской Федерации.
• Государственный герб Российской Федерации помещается на постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации, решениях Конституционного Суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

№ 63
На каких документах помещается Герб субъекта Российской Федерации?
• Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

№ 64
Что такое товарный знак на документе?
• Товарный знак – это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

№ 65
Воспроизводят ли эмблему предприятия на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации?
• Нет.

№ 66
Допускается ли регистрация товарных знаков, состоящих из обозначений, представляющих собой государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы или полные названия международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия?
• Нет.

№ 67
Для чего предназначен ОКУД?
• ОКУД предназначен для решения следующих задач: регистрации форм документов, упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве, сокращения количества применяемых форм, обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации.
• ОКУД предназначен для контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления, рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

№ 68
Чему должно соответствовать наименование организации?
• Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

№ 69
Какая организация признается юридическим лицом?
• Юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом.
• Юридическим лицом признается организация, которая может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

№ 70
Кто может являться должностным лицом?
• Должностное лицо – лицо, осуществляющее постоянно или временно функции представителя власти.
• Должностное лицо – лицо, занимающее постоянно или временно в учреждениях или на предприятиях должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей.

№ 71
Чему должно соответствовать название документа?
• Название документа должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия.
• Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов.

№ 72
Чем определяется вид документа?
• Вид документа определяется его назначением и содержанием.

№ 73
Указывают ли в письме наименование вида документа?
• Нет.

№ 74
Что является датой документа?
• Датой документа является дата его подписания или утверждения, например, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

№ 75
Что является регистрационным номером распорядительного документа?
• Регистрационный номер распорядительного документа - это порядковый номер по номенклатуре дел.
• Регистрационный номер распорядительного документа, акта, протокола – порядковый номер в пределах каждого вида документа.

№ 76
Что включает ссылка на регистрационный номер и дату документа?
• Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает номер и дату документа, на который дается ответ.

№ 77
Откуда переносятся сведения о номере и дате документа?
• Сведения о номере и дате переносятся с поступившего документа.

№ 78
Что включает место составления или издания документа?
• Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

№ 79
Где проставляется гриф ограничения доступа к документу?
• Гриф помещается в правой стороне верхней части первой страницы документа.

№ 80
Кто может работать с документом, если указан гриф “Секретно”?
• Если указан гриф “Секретно”, с этим документом может работать только определенный круг работников, имеющих специальный допуск.
• Если указан гриф “Секретно”, с этим документом может работать секретарь-референт, у которого в сейфе хранятся эти документы.

№ 81
Документ не должен содержать более скольких адресатов?
• Документ не должен содержать более четырех адресатов.

№ 82
Какую информацию указывают при адресовании документа частному (физическому) лицу?
• При адресовании документа частному (физическому) лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.

№ 83
Из чего состоит гриф утверждения документа, и где он оформляется?
• Гриф утверждения документа оформляется в правой верхней части первой страницы документа и состоит из слова “УТВЕРЖДАЮ”, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

№ 84
Что включает в себя резолюция?
• Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

№ 85
Что указывают в заголовке к тексту?
• Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту.

№ 86
В каком падеже должен формулироваться заголовок документа?
• Заголовок должен формулироваться, как правило, с помощью отглагольных существительных в предложном падеже.

№ 87
В конце заголовка к документу точка ставится?
• Нет.

№ 88
Верно ли, что заголовки документа печатаются без кавычек и не подчеркиваются?
• Да.

№ 89
Как обозначается отметка о контроле на документе?
• Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой “К”.
• Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают словом или штампом “Контроль”.

№ 90
Первое требование к содержанию текста документа?
• Первое требование к содержанию текста документа – точное, политически правильное освещение событий.
• Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований. Формулировки документа должны быть безупречно отработаны в юридическом отношении.

№ 91
Второе требование к тексту документа?
• Второе требование к тексту документа – краткость изложения.
• Второе требование к тексту документа – краткость документа, которая неразрывно связана с его конкретностью и точностью.

№ 92
Что входит в состав реквизита “Подпись”?
• В состав реквизита “Подпись” входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

№ 93
Действительны ли без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства?
• Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

№ 94
Какова роль нотариуса при свидетельствовании подлинности подписи?
• Нотариус, свидетельствуя подлинность подписи, не удостоверяет фактов, изложенных в документе, а лишь подтверждает, что подпись сделана определенным лицом.

№ 95
В каком случае признается юридическая сила электронной цифровой подписи?
• Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи.
• Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при соблюдении установленного режима их использования.

№ 96
Из чего состоит Гриф согласования?
• Гриф состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

№ 97
На что показывает виза в документе?
• Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему.

№ 98
Допускается ли отказ от визирования документа?
• Нет.

№ 99
Какие документы должны быть заверены печатью (гербовой, круглой)?
• На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой).

№ 100
Должен ли оттиск печати проставляться таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ?
• Да.

№ 101
Какой печатью заверяют документы?
• Документы заверяют печатью организации.

№ 102
Должна ли организация иметь печать со своим наименованием?
• Да.

№ 103
Какая печать проставляется на финансовых документах?
• На финансовых документах (актах, договорах подряда, трудовых соглашениях, договорах с юридическими лицами, доверенностях и проч.) проставляется гербовая печать.

№ 104
Для чего используют общий бланк письма?
• Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.

№ 105
Сколько страниц должно занимать деловое письмо?
• Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более одной страницы.

№ 106
Что затрагивает унификация документа?
• Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль.

№ 107
На каких бланках пишутся официальные письма?
• Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту.

№ 108
Что такое реквизит?
• Реквизиты — это обязательные элементы, установленные законом или положениями для отдельных видов документов.

№ 109
Что называется формуляром документа?
• Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром.

№ 110
На каком документа не ставится название его вида?
• Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида.

№ 111
Что должен отражать заголовок к тексту письма?
• Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе.

№ 112
Какой основной реквизит делового письма?
• Основной реквизит делового письма — текст.

№ 113
Какой способ удостоверения письма существует?
• Подписание документа (письма) является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

№ 114
Что необходимо подчеркнуть, излагая просьбу в письме?
• Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении.

№ 115
Из каких двух логических элементов состоит письмо-напоминание?
• Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения.

№ 116
Какова цель информационного письма и когда его направляют?
• Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте.

№ 117
Что содержит письмо-подтверждение ?
• Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе.

№ 118
Что такое устав предприятия?
• Устав — это свод правил, регламентирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

№ 119
Что такое положение на предприятии?
• Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов.

№ 120
Что такое инструкция на предприятии?
• Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

№ 121
Что такое распоряжение на предприятии?
• Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано.

№ 122
Что такое указание (документ) на предприятии?
• Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

№ 123
Что такое приказ (документ) на предприятии?
• Приказ – правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия.

№ 124
Какой самый распространенный вид распорядительного документа?
• Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

№ 125
Каковы стадии подготовки распорядительного документа?
• Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа, стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений), согласование документа и его подписание.

№ 126
Из каких частей состоит текст распорядительного документа?
• Текст распорядительного документа, чаще всего, состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной.

№ 127
Из чего состоит констатирующая часть распорядительного документа?
• В констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ.
• Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты события, дана их оценка.

№ 128
Как осуществляется согласование документа?
• Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.

№ 129
Когда назначение документа – информирование, как располагаются материалы?
• Когда назначение документа – информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает.

№ 130
Когда назначение документа – убеждение, в каком порядке располагают материалы?
• Когда назначение документа – убеждение, важно выбрать такой порядок, который естественно приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете.

№ 131
Что такое резюме?
• Резюме – краткое изложение сути документа, если он длинный или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце).
• Резюме применяется при написании сложных докладов и сводит воедино основные положения документа, включая выводы и рекомендации.

№ 132
Что такое протокол?
• Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
• Более обобщенное определение протокола – документ с записью всего происходящего на заседании, собрании.

№ 133
Когда и кем ведется протокол?
• Протокол ведется во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

№ 134
Какая дата проставляется на протоколе?
• На протоколе проставляется именно дата заседания (если несколько дней, то через тире начало и окончание заседания), а не окончательного оформления или подписания протокола.

№ 135
На какие две части подразделяется протокол?
• Протокол подразделяется на две части: вводную, где указывается председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную где фиксируется ход заседания.

№ 136
Какие разделы входят в основную часть текста протокола?
• Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПРОСТАНОВИЛИ).

№ 137
Как относятся к информации, содержащейся в информационно-справочных документах?
• Информация, содержащаяся в информационно-справочных документах, может быть лишь принята к сведению.

№ 138
Что такое справка?
• Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных событий и фактов.

№ 139
Что такое докладная записка?
• Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.
• Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.

№ 140
Что такое объяснительная записка?
• Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

№ 141
Что такое акт?
• Акт – документ, составленный несколькими лицами подтверждающий установленный факт, событие, действие.

№ 142
Когда и как пишется заявление о приеме на работу?
• При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.
• Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме и пишется от руки.

№ 143
Кому и когда выдается характеристика?
• Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации сотруднику.
• В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

№ 144
Кем составляется автобиография?
• Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно, в произвольной форме от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке.

№ 145
Что такое предложение?
• Предложение — вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

№ 146
Что такое заявление по письменным и устным обращениям граждан?
• Заявление — вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан.
• Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения, в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.

№ 147
Что такое жалоба?
• Жалоба — вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан.
• Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых, либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

№ 148
Что входит в регистрацию документов?
• Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

№ 149
Какие документы подлежат контролю?
• Контролю подлежат документы, требующие исполнения.
• Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения.

№ 150
Что такое номенклатура дел?
• Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

№ 151
Что такое коммерческая тайна?
• Коммерческая тайна (КТ) - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.
• К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и т. п.

№ 152
Должны ли все сотрудники фирмы при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность?
• Да.

№ 153
Кого ставят в известность в случае установления факта утраты документов с грифом “КТ”?
• В случае установления факта утраты документов с грифом “КТ” немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа.

№ 154
В течение скольких лет действуют обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений сотрудником при увольнении?
• При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

№ 155
Как уничтожаются документы с грифом “КТ”?
• Уничтожаются документы с грифом “КТ” в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.